Как да съобщим на служител, че трябва да се разделим?

„Налага се да се оптимизират разходи. За съжаление е неизбежно да се разделим с някои служители”. Съмнявам се, че има мениджър в България, който през последната година и половина да не се е сблъсквал с този проблем. Това решение е от съществено значение за оцеляването на бизнеса и абсолютно обосновано от цифрите, но подобен процес е шок за цялата организация. Това е криза за всички служители — за тези, които си тръгват, но и за тези, които остават. Трудно е за мениджърите, които трябва да съобщят с кого компанията ще се раздели и най-вече да обяснят защо. Важна е и ролята на ръководството, което трябва да комуникира промяната и да даде отговор на въпроса: „Какво правим след това?”.

Как да се справим с тази трудна за целия екип ситуация? Как да съобщим на дългогодишен служител, че се налага да се разделим? В такива моменти най-добре би било да оставим на заден план бизнес моделите и да застанем като човек срещу човек — да бъдем открити и съпричастни, но не и колебливи. Ако служителят усети несигурност, той несъмнено ще приеме решението на лична основа. Силата на мениджъра е в неговата вътрешна убеденост — какво прави и защо.

Неизбежно ли е или има и друго решение?

Спад в бизнеса, намаляване обема на продажбите, невъзможност да се постигнат заложените резултати. Всичко това означава едно — съкращаване на разходите. Цифрите са красноречиви, но често, преди да се стигне до реални действия, решението за съкращения е дълго обмисляно и възможно най-дълго отлагано. Подобна стъпка е болезнена, но понякога неизбежна. Най-важното в случая е топ мениджърите да са абсолютно убедени в необходимостта от подобни действия и да имат ясна визия и план как да го направят.

Как да решим кой остава и кой не?

Как да решим кои служители ще трябва да си тръгнат и кои ще останат? Теорията казва, че критериите би трябвало да са количествени- постигнати резултати, изпълнение на поставените цели и т.н., и качествени — умения за работа в екип, отношения с клиентите, усърдие, организираност и т.н. С други думи, това е комплексът от показатели, по които би трябвало компанията всяка година да оценява служителите си. Но независимо от това върху кой от критериите ще поставим акцент, определящо е те да са ясно дефинирани, максимално обективни и ясно комуникирани.

Взели сме решението, какво следва?

Процесът по освобождаване на хора не би трябвало просто да се прехвърли на HR-а или на преките ръководители. От изключително значение е топ мениджърите да проявят ангажираност. След като вече има решение, фокусът пада върху адекватната комуникация с екипа — защо се налага тази промяна. Това е ключов момент за психологическата нагласа на служителите. Ако той бъде пропуснат, е възможно компанията да загуби и оставащите. Нормално и логично е всяка компания да има нива на информираност.
Естествено цялата информация не може да се комуникира с всеки служител по един и същ начин, но моят съвет към ръководителите е да бъдат колкото се може по-открити.

Най-добре би било висшият мениджмънт да събере всички хора и да им обясни какво е положението и защо се налага промяна. Пред такава голяма аудитория, обаче, не бива да се обсъждат детайлно подробностите. След това отговорност на всеки пряк ръководител е да събере своя екип и персонално да разговаря с тези, които ще бъдат освободени. Важно е служителите да са наясно със случващите се промени и точната бройка на хората, с които компанията ще се раздели. Така след съкращенията оставащите няма да се питат непрекъснато: „Кой ще бъде следващият?”.

Трудно е да се определи конкретен срок за тази последователност от действия, но най-добре е да не се забави прекалено дълго, тъй като напрежението от неизвестността расте с минути (както и вътрешнофирмените слухове) и това има пагубно въздействие върху работната ефективност.

Кой е най-добре да съобщи на служителите?

Най-лошото би било подобна комуникация да бъде индиректна — чрез съобщения. Личният контакт, според мен, е задължителен за компания, която уважава хората си. Кой да проведе трудните разговори, зависи от структурата на организацията - може да е HR мениджърът, прекият ръководител или най-добре двамата заедно (ако има HR). В този труден процес от изключително значение е мениджмънтът да подготви преките ръководители за предстоящите събития. Първо е необходимо много детайлно да им бъдат обяснени критериите, на база на които ще се направи изборът, да им дадат правото на коментар, а след това и време да „поемат” решението. Ако тази стъпка се пропусне, рискът е да се загуби самият ръководител. Познавам човек, който трябваше да съобщи на четирима от хората в екипа си, че се налага да се разделят. Месец по-късно той също напусна. Причината беше, че той самият не е разбирал как е било решено кои служители трябва да бъдат освободени.

Как да го съобщим?

Най-уместно е да се проведе индивидуален разговор със служителя. Разговорът е труден и няма как да бъде по друг начин, но е важно мениджърът да бъде открит и директен. Да каже за какво става въпрос, да даде цялата картина и да посочи конкретните критерии защо съответният служител трябва да си тръгне. В мига, в който дори един от критериите не е ясен, автоматично се прави заключението, че причините са били субективни — „Просто са търсили начин да ме махнат”.

Мениджърът трябва да се подготви, че в подобна кризисна ситуация първата реакция най-често е отричане — „Това не се случва на мен”. След това идва гневът — „Защо аз?”.
Наивно би било да очакваме, че всички, които освобождаваме, в крайна сметка ще разберат или приемат решението. Когато оставяш човек без работа, е много вероятно той да не може да те разбере. Емоциите в такъв момент не могат да се избегнат. Все пак съветът ми към мениджърите е да бъдат максимално добронамерени и съпричастни, но без да влизат в ролята на оправдаващи се.

Ако ръководството е помислило за аутплейсмънт (outplacement), удачно е в този момент да се каже, че компанията предлага вариант за съдействие. Това едва ли ще успокои много служителя и той най-вероятно ще го приеме за клише, но, все пак е добра възможност и алтернатива.

Има ли подходящо време кога да се съобщи такава информация?

Дори и да изглежда на пръв поглед жестоко, от психологическа гледна точка най-подходящото време да се проведе такъв разговор е преди празници или петък следобед (тази времева рамка, по принцип, може да се прилага и за други „лоши” новини). Причината е, че след като чуе, че остава без работа, човекът най-вероятно ще иска да си тръгне веднага. Също така, много вероятно е на следващия ден той да не иска да ходи в офиса и да се вижда с колегите си. Освен това почивните дни са време, което се прекарва със семейството и приятелите. Те са тези, които могат да му помогнат да превъзмогне първоначалния шок. Това е най-подходящият момент и за другата страна — мениджърът също е под стрес, така че и на него му трябва време.

Как да комуникираме с оставащите?

След съкращения е нормално останалите служители в компанията да страдат. Особено, ако екипът е по-малък. В такива моменти се събужда чувството за принадлежност и „оцелелите” са убедени, че преди им е било по-добре. Поради тази причина първите дни атмосферата е тягостна, хората се затварят. Съвет, който бих могла да дам, е да се направи някаква промяна в офиса. Например да се разместят мебелите, да се махнат празните бюра. Разбира се, това не трябва да се случва на втория ден, защото има риск да бъде погрешно изтълкувано.
В този етап особено важно е наблюдението на хората. Дори и да има HR, това е работа на прекия ръководител. Той би трябвало да следи как реагира екипът му на промяната и ако забележи проблем, добре е да се инициира разговор.

Автор: Ирена Жотева,
Управляващ съдружник на HILL International Bulgaria

 
Публикувана 4 Юни 2010 г. 15:06:08
 



Новини

05 Декември 2017
Регионални профили: показатели за развитие 2017
още...
17 Ноември 2017
Уебинар „Пазарни възможности за европейския земеделски бизнес, в контекста на Споразумението за свободна търговия ЕС–Япония”
още...
10 Ноември 2017
Българо-турски агробизнес форум
още...
09 Ноември 2017
Предложени са промени в Закона за туризма
още...
09 Ноември 2017
БТПП издава сертификати на класираните фирми в ТОП 100 и ТОП 1500+
още...

Още новини