Как да съобщим на служител, че трябва да се разделим?

„Налага се да се оптимизират разходи. За съжаление е неизбежно да се разделим с някои служители”. Съмнявам се, че има мениджър в България, който през последната година и половина да не се е сблъсквал с този проблем. Това решение е от съществено значение за оцеляването на бизнеса и абсолютно обосновано от цифрите, но подобен процес е шок за цялата организация. Това е криза за всички служители — за тези, които си тръгват, но и за тези, които остават. Трудно е за мениджърите, които трябва да съобщят с кого компанията ще се раздели и най-вече да обяснят защо. Важна е и ролята на ръководството, което трябва да комуникира промяната и да даде отговор на въпроса: „Какво правим след това?”.

Как да се справим с тази трудна за целия екип ситуация? Как да съобщим на дългогодишен служител, че се налага да се разделим? В такива моменти най-добре би било да оставим на заден план бизнес моделите и да застанем като човек срещу човек — да бъдем открити и съпричастни, но не и колебливи. Ако служителят усети несигурност, той несъмнено ще приеме решението на лична основа. Силата на мениджъра е в неговата вътрешна убеденост — какво прави и защо.

Неизбежно ли е или има и друго решение?

Спад в бизнеса, намаляване обема на продажбите, невъзможност да се постигнат заложените резултати. Всичко това означава едно — съкращаване на разходите. Цифрите са красноречиви, но често, преди да се стигне до реални действия, решението за съкращения е дълго обмисляно и възможно най-дълго отлагано. Подобна стъпка е болезнена, но понякога неизбежна. Най-важното в случая е топ мениджърите да са абсолютно убедени в необходимостта от подобни действия и да имат ясна визия и план как да го направят.

Как да решим кой остава и кой не?

Как да решим кои служители ще трябва да си тръгнат и кои ще останат? Теорията казва, че критериите би трябвало да са количествени- постигнати резултати, изпълнение на поставените цели и т.н., и качествени — умения за работа в екип, отношения с клиентите, усърдие, организираност и т.н. С други думи, това е комплексът от показатели, по които би трябвало компанията всяка година да оценява служителите си. Но независимо от това върху кой от критериите ще поставим акцент, определящо е те да са ясно дефинирани, максимално обективни и ясно комуникирани.

Взели сме решението, какво следва?

Процесът по освобождаване на хора не би трябвало просто да се прехвърли на HR-а или на преките ръководители. От изключително значение е топ мениджърите да проявят ангажираност. След като вече има решение, фокусът пада върху адекватната комуникация с екипа — защо се налага тази промяна. Това е ключов момент за психологическата нагласа на служителите. Ако той бъде пропуснат, е възможно компанията да загуби и оставащите. Нормално и логично е всяка компания да има нива на информираност.
Естествено цялата информация не може да се комуникира с всеки служител по един и същ начин, но моят съвет към ръководителите е да бъдат колкото се може по-открити.

Най-добре би било висшият мениджмънт да събере всички хора и да им обясни какво е положението и защо се налага промяна. Пред такава голяма аудитория, обаче, не бива да се обсъждат детайлно подробностите. След това отговорност на всеки пряк ръководител е да събере своя екип и персонално да разговаря с тези, които ще бъдат освободени. Важно е служителите да са наясно със случващите се промени и точната бройка на хората, с които компанията ще се раздели. Така след съкращенията оставащите няма да се питат непрекъснато: „Кой ще бъде следващият?”.

Трудно е да се определи конкретен срок за тази последователност от действия, но най-добре е да не се забави прекалено дълго, тъй като напрежението от неизвестността расте с минути (както и вътрешнофирмените слухове) и това има пагубно въздействие върху работната ефективност.

Кой е най-добре да съобщи на служителите?

Най-лошото би било подобна комуникация да бъде индиректна — чрез съобщения. Личният контакт, според мен, е задължителен за компания, която уважава хората си. Кой да проведе трудните разговори, зависи от структурата на организацията - може да е HR мениджърът, прекият ръководител или най-добре двамата заедно (ако има HR). В този труден процес от изключително значение е мениджмънтът да подготви преките ръководители за предстоящите събития. Първо е необходимо много детайлно да им бъдат обяснени критериите, на база на които ще се направи изборът, да им дадат правото на коментар, а след това и време да „поемат” решението. Ако тази стъпка се пропусне, рискът е да се загуби самият ръководител. Познавам човек, който трябваше да съобщи на четирима от хората в екипа си, че се налага да се разделят. Месец по-късно той също напусна. Причината беше, че той самият не е разбирал как е било решено кои служители трябва да бъдат освободени.

Как да го съобщим?

Най-уместно е да се проведе индивидуален разговор със служителя. Разговорът е труден и няма как да бъде по друг начин, но е важно мениджърът да бъде открит и директен. Да каже за какво става въпрос, да даде цялата картина и да посочи конкретните критерии защо съответният служител трябва да си тръгне. В мига, в който дори един от критериите не е ясен, автоматично се прави заключението, че причините са били субективни — „Просто са търсили начин да ме махнат”.

Мениджърът трябва да се подготви, че в подобна кризисна ситуация първата реакция най-често е отричане — „Това не се случва на мен”. След това идва гневът — „Защо аз?”.
Наивно би било да очакваме, че всички, които освобождаваме, в крайна сметка ще разберат или приемат решението. Когато оставяш човек без работа, е много вероятно той да не може да те разбере. Емоциите в такъв момент не могат да се избегнат. Все пак съветът ми към мениджърите е да бъдат максимално добронамерени и съпричастни, но без да влизат в ролята на оправдаващи се.

Ако ръководството е помислило за аутплейсмънт (outplacement), удачно е в този момент да се каже, че компанията предлага вариант за съдействие. Това едва ли ще успокои много служителя и той най-вероятно ще го приеме за клише, но, все пак е добра възможност и алтернатива.

Има ли подходящо време кога да се съобщи такава информация?

Дори и да изглежда на пръв поглед жестоко, от психологическа гледна точка най-подходящото време да се проведе такъв разговор е преди празници или петък следобед (тази времева рамка, по принцип, може да се прилага и за други „лоши” новини). Причината е, че след като чуе, че остава без работа, човекът най-вероятно ще иска да си тръгне веднага. Също така, много вероятно е на следващия ден той да не иска да ходи в офиса и да се вижда с колегите си. Освен това почивните дни са време, което се прекарва със семейството и приятелите. Те са тези, които могат да му помогнат да превъзмогне първоначалния шок. Това е най-подходящият момент и за другата страна — мениджърът също е под стрес, така че и на него му трябва време.

Как да комуникираме с оставащите?

След съкращения е нормално останалите служители в компанията да страдат. Особено, ако екипът е по-малък. В такива моменти се събужда чувството за принадлежност и „оцелелите” са убедени, че преди им е било по-добре. Поради тази причина първите дни атмосферата е тягостна, хората се затварят. Съвет, който бих могла да дам, е да се направи някаква промяна в офиса. Например да се разместят мебелите, да се махнат празните бюра. Разбира се, това не трябва да се случва на втория ден, защото има риск да бъде погрешно изтълкувано.
В този етап особено важно е наблюдението на хората. Дори и да има HR, това е работа на прекия ръководител. Той би трябвало да следи как реагира екипът му на промяната и ако забележи проблем, добре е да се инициира разговор.

Автор: Ирена Жотева,
Управляващ съдружник на HILL International Bulgaria

 
Публикувана 4 Юни 2010 г. 15:06:08
 



Новини

25 Април 2017
Инфоцентърът на НАП напомня, че наближава крайният срок за подаване данъчни декларации за доходите от нетрудова дейност
още...
25 Април 2017
НАП напомня, че наближава крайният срок за подаване данъчни декларации за доходите от нетрудова дейност
още...
21 Април 2017
Проект на Постановление на Министерския съвет за изменение и допълнение на Тарифата за таксите, които се събират от Българската агенция по безопасност на храните
още...
21 Април 2017
Национален щанд на Международната изложба за хотелиерство и ресторантьорство HOST, 20–24.10.2017, Милано, Италия
още...
20 Април 2017
Бюрата по труда стартираха процедури за кандидатстване на работодатели за преференции по програми и мерки за заетост и обучение на безработни
още...

Още новини