Цифров продуктов паспорт: какви данни трябва да подготви бизнесът и откъде да започне

В първите две публикации от информационната поредица на Русенската търговско-индустриална камара бяха представени основната концепция за Цифровия продуктов паспорт (DPP) и регулаторната рамка, в която той ще се развива. Следващият практически въпрос за бизнеса е каква продуктова информация ще бъде необходима и откъде предприятията могат да започнат подготовката си.

Темата е важна, защото Цифровият продуктов паспорт не е просто технологично решение или електронен етикет. Той стъпва върху наличието на надеждни, структурирани и актуални данни за продукта. Именно качеството на тези данни ще определя доколко една компания може да отговори на бъдещите изисквания и да предоставя информация по начин, който е полезен за партньори, клиенти, институции и други участници по веригата.

Защо продуктовите данни са в основата на DPP

Цифровият продуктов паспорт има за цел да свърже физическия продукт с проверима цифрова информация за него. В зависимост от конкретната продуктова група тази информация може да бъде свързана с произход, състав, материали, технически характеристики, устойчивост, ремонт, повторна употреба, рециклиране, безопасност и съответствие с приложимите изисквания.

Важно е да се подчертае, че не съществува единен универсален списък с данни, който да е приложим за всички продукти. Конкретното съдържание на паспорта ще се определя поетапно чрез последващи актове за отделните продуктови групи. Това означава, че изискванията за текстил, батерии, мебели, гуми или електронно оборудване няма да бъдат еднакви.

Въпреки това предприятията могат да започнат подготовка още преди приемането на всички конкретни правила. Първата стъпка не е изборът на платформа или поставянето на QR код, а изясняването на продуктовата информация, с която компанията вече разполага.

Какви категории данни е добре да бъдат прегледани

На този етап за бизнеса е полезно да направи преглед на основните категории продуктови данни, които могат да имат значение при бъдещо въвеждане на Цифров продуктов паспорт. Те не следва да се разглеждат като окончателен списък със задължителни изисквания, а като практически ориентир за подготовка.

Категория данни	Примери за информация
Идентификация и отговорност	модел, серия, артикулен номер, партида, код, версия, производител, вносител, дистрибутор или друг отговорен икономически оператор
Състав и произход	използвани материали, компоненти, основни суровини, произход на материали или компоненти, съдържание на рециклирани материали
Устойчивост и жизнен цикъл	трайност, ремонтируемост, поддръжка, възможност за повторна употреба, рециклиране, разглобяване, третиране в края на жизнения цикъл
Съответствие и документация	технически характеристики, инструкции за употреба и безопасност, декларации, сертификати, тестови протоколи, информация за вещества, пораждащи безпокойство, екологични характеристики или въглероден отпечатък, когато са приложими

Не всяка компания ще разполага с всички тези данни и не всяка категория ще бъде приложима за всеки продукт. Практическата стойност на подобен преглед е да покаже къде информацията вече съществува, къде липсва и кои данни зависят от доставчици, партньори или външни документи.

Къде обикновено се намират продуктовите данни

В много предприятия продуктовата информация вече съществува, но е разпределена между различни отдели, документи и системи. Част от нея може да се намира в технически спецификации, оферти, сертификати, декларации за съответствие, фактури, складови системи, ERP решения, таблици, продуктови каталози, етикети, инструкции или комуникация с доставчици.

Това създава практически проблем: информацията може да е налична, но да не е структурирана по начин, който позволява лесна проверка, актуализиране и споделяне. При въвеждане на Цифров продуктов паспорт именно тази организация на данните ще бъде от ключово значение.

Затова подготовката следва да започне с вътрешен преглед. Компаниите могат да установят:

• какви данни вече се събират за всеки продукт или продуктова линия;
• в какъв формат се съхраняват;
• кой отдел или служител отговаря за тях;
• колко често се актуализират;
• кои данни се получават от доставчици;
• кои документи доказват съответствие или технически характеристики;
• има ли разминаване между информацията в различни системи и документи.

Подобен преглед помага на предприятието да види не само какво има, но и доколко може да разчита на тези данни при бъдещи изисквания за цифрово представяне на продуктова информация.

Ролята на доставчиците и партньорите

Цифровият продуктов паспорт поставя акцент не само върху информацията, която се създава вътре в една компания, но и върху данните, които идват от веригата на доставки. При много продукти производителят или търговецът не разполага самостоятелно с цялата необходима информация за материали, компоненти, произход, състав или съответствие.

Затова една от ранните стъпки е да се прегледа каква информация се изисква от доставчиците и в какъв формат се получава. За някои компании това може да означава актуализиране на въпросници към доставчици, преглед на договорни клаузи, събиране на сертификати или въвеждане на по-ясни изисквания към документацията, която придружава доставките.

Този процес е особено важен за предприятия, които работят с международни вериги на доставки, използват различни материали и компоненти или продават продукти на по-взискателни пазари. Колкото по-рано се установят липсите в информацията, толкова по-реалистично може да бъде планирана подготовката.

Откъде да започне бизнесът

Подготовката за Цифров продуктов паспорт може да започне с няколко практически и управляеми стъпки, без да е необходимо компанията веднага да внедрява сложна технологична система.

1. Избор на продуктова линия
   Предприятието може да започне с една продуктова линия или група продукти, които са важни за дейността му, имат експортен потенциал или могат да попаднат в бъдещ обхват на регулациите. Това позволява процесът да започне с ограничен и реалистичен обхват.
2. Преглед на наличните данни
   Добре е да се направи списък на наличните продуктови данни. Целта е да се установи каква информация вече съществува и къде се намира – в документи, таблици, технически досиета, ERP система, складова система, продуктови каталози или при доставчици.
3. Идентифициране на липсите
   Следва да се установи каква информация липсва или е непълна. Това може да включва данни за материали, компоненти, актуални сертификати, техническа документация или ясно определен отговорник за поддържане на информацията.
4. Определяне на отговорни лица
   Подготовката за DPP не е задача само на един отдел. Тя може да изисква участие на производството, качествения контрол, снабдяването, продажбите, логистиката, устойчивото развитие, IT отдела и управлението.
5. Структуриране на информацията
   Компанията може да започне да подрежда информацията в по-структуриран вид. Това не означава непременно незабавно внедряване на нова система. В началото може да бъде достатъчно да се създаде вътрешен шаблон, карта на наличните данни или таблица, която показва каква информация е налична, кой я поддържа и какви документи я доказват.

Какви въпроси да си зададат предприятията

За да направят първоначална оценка на готовността си, компаниите могат да започнат с няколко въпроса:

• Имаме ли ясен списък на продуктите и продуктовите линии, които предлагаме?
• Можем ли да свържем всеки продукт с конкретна техническа документация?
• Знаем ли кои материали и компоненти се използват в основните ни продукти?
• Разполагаме ли с актуални документи за съответствие, сертификати или тестови протоколи?
• Къде се съхраняват продуктовите данни и кой ги актуализира?
• Каква част от информацията зависи от доставчици?
• Има ли данни, които се поддържат само в имейли, таблици или отделни документи?
• Можем ли бързо да предоставим надеждна информация за продукт при запитване от клиент, партньор или институция?

Отговорите на тези въпроси могат да покажат доколко компанията е подготвена за бъдещи изисквания и къде са основните организационни или информационни пропуски.

Данните като част от конкурентоспособността

Подготовката за Цифров продуктов паспорт не следва да се разглежда единствено като бъдещо регулаторно задължение. За много предприятия по-доброто управление на продуктова информация може да има и пряка бизнес стойност.

Структурираните и надеждни данни улесняват комуникацията с клиенти, партньори и доставчици. Те подпомагат продажбите, техническото обслужване, качествения контрол, експортната подготовка и участието във вериги на доставки, в които изискванията за проследимост и устойчивост постепенно нарастват.

Компаниите, които могат бързо и ясно да предоставят информация за своите продукти, ще бъдат в по-добра позиция да отговорят на бъдещи изисквания и пазарни очаквания. В този смисъл DPP е не само регулаторна тема, а част от по-широкия процес на дигитализация и професионално управление на данните в предприятията.

Полезни официални източници

Повече информация за регулаторната рамка и подхода към продуктовите данни може да бъде намерена в следните официални източници:

·  Регламент (ЕС) 2024/1781 за екопроектиране на устойчиви продукти /ESPR/
·  Информация на Европейската комисия за Цифровия продуктов паспорт
·  Методология на Съвместния изследователски център на ЕК за определяне на изискванията към данните в DPP
·  Регламент (ЕС) 2023/1542 относно батериите и отпадъчните батерии

Поглед напред

Цифровият продуктов паспорт ще се развива поетапно, но подготовката за него започва с нещо сравнително практично: по-добро познаване и управление на продуктовите данни. За предприятията това означава да направят преглед на наличната информация, да установят липсите и да изградят по-ясни вътрешни процеси за събиране, проверка и актуализиране на данните.

В следващите публикации от поредицата РТИК ще разгледа кои сектори ще бъдат най-засегнати, как работи Цифровият продуктов паспорт на практика и как малките и средните предприятия могат да подходят към подготовката си поетапно и реалистично.

Настоящият материал е част от информационната поредица на РТИК за Цифровия продуктов паспорт и подготовката на бизнеса. Публикацията е изготвена с експертното съдействие на Виара – Даас ЕООД – член на Русенската търговско-индустриална камара, работещ в областта на дигиталните решения за бизнеса и управлението на продуктова информация.